中古複合機を購入するときには長期的なメンテナンスとランニングコストについて考える必要があります。
トナーの交換や故障時の修理について考えるとメーカーと保守契約をするのが良い対策です。
保守契約にも種類があるのでどれが最も良いかを判断しなければなりません。中古複合機で利用できる保守契約比較をして、現場で使用するのにどの契約をするのが最も良いかを検討しましょう。
複合機の保守契約には主に三つの種類があります。
目次
1.代表的な三種類の保守契約の概要
中古複合機を入手したときにできる保守契約として代表的なものには三つあります。最も契約している企業が多いとされているのがカウンター保守契約です。
これは印刷枚数に比例した料金を払うことにより、あらゆる消耗品やパーツの費用、修理に伴う技術料金や出張費用などを無料にしてもらえる契約となっています。モノクロ1枚いくら、カラー1枚いくらといった形で料金が設定されていて、それを毎月集計した金額が請求される仕組みです。
トナーも保守料金に含まれているので自分で別途購入する必要はありません。また、定期的に複合機の様子を見にきてくれることから、安定して使える状態が続きやすいというメリットがあります。
二つ目に挙げられるのがコピーセット保守契約です。
コピーセット保守契約は複合機に必要なトナーを購入するのと合わせて契約するのが特徴であり、そのトナーを使い切るまでの間は修理が必要になっても一切の費用をメーカー側が負担してくれます。
複合機本体のパーツなどの不具合があったときにもパーツの費用がかかることはなく、作業員に来てもらったときにも出張費用や技術料金は一切かかりません。トナーが切れると自動的に契約が切れますが、そのタイミングでトナーを購入すれば契約が自動更新されます。
また、5年間の契約期間も定められていて、その間にトナーが切れなかったときには5年間で保守が終了するという仕組みが一般的です。定期的に点検に来てくれない場合がほとんどですが、困ったときにはすぐに駆けつけてもらえる点で魅力があります。
三つ目としてスポット保守契約があります。
これは実質的には特に保守のためのサービスがない契約であり、故障したりトナーが切れたりしたときにはメーカーに連絡して対応してもらうという形で運用される契約です。その度に費用を実費で請求されることになり、消耗品やパーツの代金だけでなく、作業員の出張費用や技術料金も全額負担になります。
修理が必要ない場合には一切費用がかからないというメリットはあるものの、作業員に来てもらって大きな故障の修理をしてもらうとかなりの費用がかかってしまうのが特徴です。トナーについても定価で購入することになります。しかし、保守契約の期間の定めがないのが基本であり、契約更新について考える必要がありません。
2.ケースバイケースで考える最適な保守契約
複合機の保守契約比較をしてみるとケースバイケースで考えて契約方法を選ぶ必要があるとわかります。カウンター保守契約は常に安心して複合機を使える状態で維持したいというときに向いている契約です。定期的にメンテナンスをしてもらうので故障するリスクが最も低くなっています。
また、印刷コストが最も低い契約である場合がほとんどであり、印刷枚数が多くてトナーを頻繁に交換する場合にはカウンター保守契約が最も安上がりです。一方、コピーセット保守契約はコピー以外の目的で使うことが多くて印刷はあまりしないという現場に向いています。
トナーが切れなければ数万円で5年間の完全な保守を行ってもらえる方法だからです。複合機にはファックスやスキャナーなどとしての機能もあるため、印刷をしなくて良い機能を多用する現場ではコストパフォーマンスが高くなります。
スポット保守契約についてはほとんど使わなくてトナーを5年以上も使う場合や、中古複合機を導入するときのコストを最小限にしたいときに適している契約です。何年使っても故障しない限りは費用が発生しないのがスポット保守契約の特徴だからです。また、他の契約の場合には通常は契約前にオーバーホールをする必要がありますが、スポット保守契約の場合にはその必要がないため、初期費用を最小限にすることができます。
3.保守契約比較まとめ
中古複合機の保守契約の内容やメリット、デメリットを比較すると必ずこれが最も良いというものがあるわけではないとわかります。
印刷枚数が多いときにはカウンター保守契約が最も安上がりで便利な契約になりますが、あまり多くはない場合には現場での運用方法に応じてコピーセット保守契約かスポット保守契約を選ぶのが良いでしょう。
契約するのにオーバーホールをする必要がないという点でスポット契約は初期費用を抑えられることも覚えておくと役に立ちます。